Как заключить договор аренды коммерческой недвижимости без потерь

С арендой коммерческой недвижимости сталкиваются почти все предприниматели, которые хотят открыть свой магазин. При заключении договора важно предусмотреть все риски и максимально избежать возможных потерь. Как это сделать? Расскажет Lestate.

Есть несколько этапов заключения договора и дальнейшего сотрудничества с контрагентом:

1. Проверка надежности контрагента;
2. Определение предмета договора;
3. Передача и возврат помещения;
4. Платежи и порядок расчетов;
5. Ответственность сторон;
6. Расторжение договора.

Каждый из этих этапов важен и требует повышенного внимания во избежание проблем и проволочек.

Проверка надежности контрагента

В соответствии со статьей 54.1 Налогового кодекса РФ, при выборе нового или незнакомого контрагента настоятельно рекомендуется проявлять высокую бдительность. Это означает, что налогоплательщик должен использовать все доступные методы и инструменты для сбора и проверки информации о контрагенте с целью оценки его надежности. Прежде всего, у арендодателя не должно быть проблем с налоговой, а также прохождения процедуры банкротства.

Любой арендатор коммерческой недвижимости имеет полное право запросить у контрагента следующие документы:

1. Свидетельство о постановке на налоговый учет;
2. Свидетельство о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц или индивидуальных предпринимателей;
3. Свидетельство о государственной регистрации права собственности на объект недвижимости;
4. Документ, подтверждающий полномочия лица, подписывающего договор (решение о назначении генерального директора, доверенность на представление интересов, приказ о назначении на должность);
5. Поэтажный (кадастровый) план БТИ на объект недвижимости.

Бывает, что недвижимое имущество находится в залоге у банка или в общей долевой собственности. Это не страшно, если у арендодателя есть законное право отдавать объект в аренду. В первом случае нужно запросить согласие банка на заключение договора аренды, а во втором Соглашение о порядке пользования недвижимым имуществом, находящимся в общедолевой собственности.

Определение предмета договора

Если предмет договора не указан, договор не считается заключенным. Чтобы четко определить предмет договора, необходимо указать следующее:

• адрес арендуемого помещения, включая город, улицу и номер дома;
• внутренние идентификационные параметры, такие как этаж, секция и номер на плане (если имеются);
• кадастровый номер помещения.

Что касается срока действия договора, он будет считаться краткосрочным, если его срок составляет менее одного года, например, 360 дней. При этом его не нужно регистрировать, поэтому можно сэкономить на издержках. Любая из сторон имеет право отказаться от продления краткосрочного договора.

Договор классифицируется как долгосрочный, если его срок составляет один год и более. Долгосрочный договор аренды коммерческой недвижимости необходимо регистрировать в Росреестре, так как без государственной регистрации он не будет действительным. Здесь у арендатора куда больше уверенности, что он сможет проработать в помещении весь срок с возможным продлением. При долгосрочном договоре следует учитывать затраты на регистрацию, в которую входит оплата госпошлины.

При составлении проекта договора очень важно определить вид коммерческой деятельности. В нашем случае это розничный магазин. При смене разрешенного использования без уведомления арендодателя могут быть наложены штрафные санкции.

В данном случае есть несколько важных пунктов:

• Определение точной даты передачи и возврата помещения;
• Арендные каникулы;
• Определение состояния помещения при приеме и возврате.

При неправильном составлении договора могут возникать неприятные ситуации. Например, зачисление арендной платы за период до момента получения ключей от помещения или поиск нового арендатора еще до момента освобождения прежним арендатором. Чтобы таких ситуаций не возникало, следует определить точные даты приема и возврата помещения в договоре.

Арендные каникулы - это срок подготовки помещения к коммерческой деятельности: ремонт, установка оборудования, завоз товара и т.д. Сам арендодатель, скорее всего, не предложит арендные каникулы, а потому их нужно предложить самостоятельно и прописать в договоре.

Определение состояния помещения при приеме и возврате также являются очень важными пунктами договора. Здесь арендодатель может подробно описать помещение, его общее состояние, а также наличие и состояние имеющегося оборудования. Такой подход является оптимальным для арендатора, так как он получит представление о возможных расходах на ремонт или приобретение дополнительного оборудования, если в этом возникнет необходимость.

Также бывают случаи, когда договор аренды уже подписан, но еще до передачи помещения арендатору произошло непредвиденное событие. Например, порча оборудования или протечка труб. Кто должен платить за ремонт в данном случае? Если в договоре арендодатель прописал состояние помещения «передается в состоянии как есть», то он уже не обязан оплачивать ремонт. Поэтому лучше всего требовать подробного описания объекта в договоре. Тогда арендодатель обязуется передать вам помещение в срок, указанный в договоре, в том состоянии, которое подробно описано в договоре.

Платежи и порядок расчетов

Есть ряд платежей, которые накладываются на арендатора при аренде помещения и прописываются в договоре. К ним относятся:

• Ставка арендной платы;
• Авансовый платеж;
• Обеспечительный платеж;
• Коммунальные платежи.

Ставка арендной платы

Ставка арендной платы может быть определена из расчета одной суммы за все помещение в месяц либо за 1 кв. м в месяц или за 1 кв. м в год. Арендная плата может состоять из нескольких компонентов, таких как фиксированный платеж, эксплуатационные и коммунальные платежи. В крупных торговых центрах нередко в аренду включается процент от товарооборота. При подписании договора важно проверить, чтобы итоговая сумма аренды, рассчитанная в формате единого ежемесячного платежа, соответствовала условиям, ранее оговоренным и согласованным с арендодателем.

Также стоит обратить внимание на период арендных каникул. Как правило, в этот период арендодатели предоставляют льготы, и арендаторы оплачивают только коммунальные услуги или небольшую фиксированную сумму, которая покрывает эксплуатационные расходы.

Еще один важный момент – это дата начала платежей. Обязательно укажите, с какого момента начинается начисление арендной платы: если предоставлены арендные каникулы, то это будет дата начала коммерческой деятельности в помещении; в противном случае – дата передачи помещения, зафиксированная в акте приема-передачи.

Авансовый платеж

Обычно авансовый платеж оплачивается в момент заключения договора аренды. Это досрочная оплата арендной ставки за месяц. Если помещение передается не в дату подписания договора, а позже, то возможно привязать дату оплаты авансового платежа к дате приема помещения.

Обеспечительный платеж

Депозит или обеспечительный платеж представляет собой сумму, которую арендатор передает арендодателю в качестве гарантии выполнения своих обязательств по договору. Обычно размер депозита определяется сторонами и составляет одну или две ежемесячные арендные платы.

Депозит покрывает следующие обязательства арендатора перед арендодателем:

1. Платежи по договору - это все составные части арендной платы, включая фиксированную арендную плату, эксплуатационные и коммунальные платежи, а также штрафы, пени и неустойки;

2. Расходы на восстановление повреждений - сумма может использоваться для покрытия расходов на восстановление повреждений, которые арендаторы могут нанести помещению или зданию в процессе аренды.

Таким образом, депозит служит дополнительной гарантией для арендодателя, что обязательства арендатора будут выполнены.

Коммунальные платежи

Не все коммунальные платежи подлежат возмещению арендатором арендодателю. В соответствии с общей практикой рынка аренды, арендатор обязуется компенсировать следующие затраты:

1. Электроэнергия: расчет производится на основании приборов учета; при отсутствии таких приборов – пропорционально занимаемой площади;

2. Теплоснабжение: стоимость отопления помещения;

3. Вода и водоотведение: арендатор компенсирует расходы на водоснабжение и водоотведение, если в помещении имеется мокрая точка (т.е. раковина, унитаз и т.д.);

4. Вывоз твердых бытовых отходов (ТБО): расходы на вывоз ТБО также возмещаются арендатором, если арендодатель самостоятельно заключил договор с соответствующими сервисными компаниями;

5. Телекоммуникационные услуги: арендатор оплачивает стоимость телекоммуникационных услуг, если арендодатель заключил договор с операторами.

Таким образом, важно заранее уточнить, какие конкретно коммунальные платежи возмещаются, чтобы избежать недоразумений в процессе аренды.

В этом разделе договора каждая из сторон защищает свои права и прописывает обязанности. Как правило, в сторону арендатора прописывается множество обязательств и штрафов, ведь арендодатель старается защитить свою собственность. А вот раздел о нарушениях со стороны арендодателя обычно выглядит гораздо скромнее и включает совсем не много пунктов.

Ответственность арендатора

• Просрочка платежа: штраф в размере 0,3–1% от ежемесячной ставки арендной платы за каждый день просрочки оплаты. Если просрочка более 5-14 и более календарных дней, то арендодатель вправе ограничить доступ арендатора к помещению до устранения нарушения;
• Курение в неположенном месте: штраф 3-5 тыс. рублей. При срабатывании пожарной сигнализации штраф может увеличиться до 200 тыс;
• Нарушение правил пожарной безопасности: штраф 50 тыс. рублей и остановка коммерческой деятельности до полного устранения нарушений;
• Нарушение порядка внесения депозита (обеспечительного платежа): штраф 3 тыс. рублей за каждый день просрочки;
• Просрочка возврата помещения из аренды: возмещение штрафов вместо арендодателя новому арендатору, если таковой имеется. Это две ставки ежемесячной арендной платы.

Ответственность арендодателя

• Просрочка передачи помещения: компенсация расходов за задержку;
• Невыполнение капитального ремонта, если он требуется по закону;
• Прекращение подачи электроэнергии или воды по вине арендодателя.

Расторжение договора

Расторжение договора аренды является ключевым аспектом, который необходимо тщательно проработать для защиты своего бизнеса от возможных рисков. Существует два основных типа расторжения договора: судебное и внесудебное.

• Судебное расторжение возможно на основании положений статей 619 и 620 Гражданского кодекса Российской Федерации, с которыми можно ознакомиться для понимания оснований и процедуры данного процесса;
• Внесудебное расторжение происходит на основании условий, прописанных непосредственно в договоре аренды, без необходимости обращения в суд. Это может быть важным механизмом для быстрого разрешения конфликта и прекращения обязательств. Однако чтобы избежать неприятных последствий, важно обратиться к деталям, касающимся внесудебного расторжения.

При составлении условий для внесудебного расторжения стоит учесть следующие моменты:

1. Четкие условия расторжения: нужно прописать конкретные причины, при которых любой из сторон может расторгнуть договор (например, неуплата арендной платы, нарушение обязательств);
2. Сроки уведомления: указать, за сколько дней одна сторона должна уведомить другую о намерении расторгнуть договор;
3. Программа действий: очертить процедуру, которую необходимо выполнить перед расторжением, включая обязательства по возвращению имущества и расчетам;
4. Льготы и обязательства: описать, как стороны будут действовать в случае расторжения, чтобы ни одна из них не оставалась в долгах.
5. Подтверждение расторжения: убедиться, что расторжение фиксируется письменно, чтобы избежать возможных споров в будущем.

Правильно прописанные условия внесудебного расторжения помогут минимизировать риски и защитить интересы арендатора в случае необходимости прекратить аренду.

Все указанные общие положения договора аренды очень важны и требуют тщательной проработки. Следует смело отстаивать свои интересы как арендатора и внимательно прописывать каждый пункт, который может обезопасить от возможных неприятных ситуаций.