Как обезопасить бизнес в период праздников

В новогодние праздничные дни к типовым рискам в сфере ритейла добавляются специфические угрозы, касающиеся ведения бизнеса, а также безопасности персонала, информации и имущества. Руководителям как онлайн, так и офлайн-магазинов необходимо сосредоточиться на ключевых уязвимых аспектах, которые могут стать источниками проблем в этот период. Ниже представлен чек-лист возможных рисков и предложений по управлению ими.

12 месяцев – 12 пунктов:

1. Усиление физической охраны магазина:

- Найм дополнительного персонала безопасности: Рекомендуем рассмотреть увеличение числа сотрудников охраны на время праздников для эффективного контроля. Самые опасные зоны - выходы и примерочные.

- Проверка систем видеонаблюдения: Необходимо удостовериться в исправной работе камер и охвате всех критически важных зон внутри и вне магазина.

- Организация регулярных обходов: Обязателен запуск систематических обходов территории охранниками, особенно в периоды максимальной загруженности.

2. Дополнительное обучение персонала:

- Проведение тренингов: Реализуйте образовательные мероприятия, направленные на повышение уровня осведомлённости в сфере безопасности и предотвращение краж у персонала.

- Инструктаж по конфликтным ситуациям: Персонал должен быть подготовлен к эффективному разрешению инцидентов с конфликтными или подозрительными посетителями. В период праздников – с покупателями «на веселе».

3. Управление персоналом и процессами:

- План графика ответственных: Составьте графики дежурств с указанием контактных данных основных и замещающих сотрудников на случай внештатных ситуаций. Например, открытие магазина не вовремя.

- Списки работающих в праздничные дни: Формируйте списки сотрудников, работающих в выходные. Со стороны сотрудников обязательно ознакомление с расписанием и подтверждение с их стороны о всех договоренностях.

4. Профилактика и обеспечение безопасности имущества:

- Проверка контактов экстренных служб: Убедитесь в актуальности контактных данных правоохранительных органов и других взаимодействующих структур. Разместите памятки на невидных для покупателя сторонах кассы и в менеджерской.

- Техническое обслуживание: Проведите проверку и ремонт замков, систем сигнализации и систем контроля доступа. Перед праздниками особенно важно проверить все «слабые» места магазина.

- Пожарная безопасность: Убедитесь в исправности огнетушителей, системы пожарной сигнализации и систем оповещения. Исключите использование нештатных электрических приборов – например обогревателей. Если вам приходиться использовать нештатные электрические приборы – за ними должен быть установлен особый контроль.

5. Защита цифровых систем:

- Обновление программного обеспечения: Обеспечьте своевременную установку всех обновлений и патчей безопасности.

- Кибербезопасность: Разработайте и внедрите меры по защите от кибератак, включая двухфакторную аутентификацию и обеспечение сложности паролей.

- Оплата всех поддерживающих систем магазина: Оплатите все сервисы для бесперебойной работы магазины, программ лояльности и т. п.

- Команда поддержки: Сформируйте команду поддержки на праздничные дни из всех отделов, участвующих в работе магазина.

6. Управление и размещение запасов:

- Разработка плана размещения продукта: Спланируйте размещение запасов с учётом их защиты и удобства для покупателей, чтобы минимизировать вмешательства в покупательский поток. Не размещайте товарные запасы там, где невозможно контролировать.

- Безопасность ценных товаров: Храните дорогостоящие и крупные партии товаров в местах, недоступных для посетителей, но удобных для инвентаризации. Отдельное внимание уделите подарочным картам и сертификатам.

7. Подготовка к увеличению потока покупателей:

- Оптимизация мерчандайзинга: Эффективно располагайте товары, чтобы улучшить их видимость и снизить риск краж. Увеличьте количество «Топ – селлеров» и самых продаваемых размеров в торговом зале.

- Управление персоналом: Обеспечьте достаточное количество сотрудников на кассах в пиковые часы для быстрого обслуживания. Будьте готовы к появлению клиентов и сотрудников в состоянии алкогольного опьянения.

- Не забывайте про часы минимального трафика: Утром и вечером, после открытия и перед закрытием магазина, в зале должен оставаться сотрудник.

8. Взаимодействие с правоохранительными органами:

- Поддержка контактов с полицией: Активно сотрудничайте с местными полицейскими участками, информируя их о подозрительных ситуациях.

- Участие в программах наблюдения: Включитесь в чаты и другие инициативы наблюдения за подозрительными личностями в ТЦ или в районе расположения магазинов. Если воры приходили в соседний магазин, вероятность посещения вашего магазина возрастает.

9. Планирование чрезвычайных ситуаций:

- Разработка плана действий: Создайте детализированный план действий на случай ЧС, включая маршруты эвакуации и порядок действий сотрудников, а также следите за их актуальностью.

- Обучение персонала: Убедитесь, что каждый сотрудник осведомлён о своих действиях в случае возникновения внештатных ситуаций.

10. Безопасная логистика в период праздников:

- Заключение договоров: Если логистику поставок осуществляет подрядчик - проработайте договорные обязательства с перевозчиками, учитывающие их ответственность.

- Мониторинг грузов: Используйте технические средства для отслеживания перемещений грузов и поддерживайте постоянный контакт с водителями. Пользуйтесь пломбами и обязательно опечатывайте короба с перемещениями.

11. Безопасность на корпоративных мероприятиях:

- Обеспечение охраны: Организуйте безопасность на корпоративных мероприятиях. К сожалению, даже на праздничных мероприятиях среди сотрудников могут возникнуть конфликты.

- Напоминания о поведении: Напомните сотрудникам о корректном поведении в условиях коллегиального общения.

12. Корпоративная и информационная безопасность:

- Инструктаж удаленных сотрудников: Проведите инструктаж сотрудников, работающих удаленно, о важных аспектах безопасности корпоративной информации, особенно в праздничные дни.

- Регламенты на случай утрат: Озвучьте меры по защите и восстановлению утраченных или скомпрометированных данных и устройств.

Надеемся, наши рекомендации помогут вашему бизнесу избежать дополнительных рисков и обеспечить безопасность деятельности ваших магазинов в новогодний и праздничный период. Помимо специальных мероприятий не забывайте, что покупатель приходит в магазин получить удовольствие и закрыть свои потребности, поэтому создание комфортной и безопасной среды для покупателей должно быть приоритетом.